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  • 管理雜誌 [第471期]:職場態度
  • 點閱:458
  • 作者: 管理雜誌編輯部編著
  • 出版社:哈佛企業顧問公司
  • 出版年:2013.09
  • ISBN:9771011779001
  • 格式:PDF
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本期內容

Column 專欄

「分類」是將任務作快、作好的準備功夫

在大學裡擔任導師的重要任務之一就是簽署學生以各種不同目的所填寫的各式文件。

簽署這些文件所需的時間通常不長,但卻可以透過這過程看到每位學生的本性。有些學生在進辦公室前就已經將文件取妥或收納在資料夾,有些學生則是在我面前翻遍背包,找出那張滿是縐折、甚至因為保存條件不佳而有水漬暈開的文件。

在一個簡報場合中,很常見報告者為了佐證資料或參考資訊而找尋檔案的行為。這過程中,有些人找得胸有成竹、有些人卻尋得慌忙。從這軌跡中可以觀察到他是否將檔案妥善分類、是否有自己的命名規則、是否需要開多個檔案才能尋得正確版本。而在調閱的過程中,旁觀者心中事實上已或多或少、有意無意地對他下了評論。

我的隨身背包很重,因此拿過我背包的人笑稱裡頭擺了金磚。我把所有家當貼身帶著。事實上,背包裡除了因各種目的而攜帶的3C設備外,各式線材、電池、相關配件也一應俱全,以能因應需要與突發狀況。因此,為了有效使用,背包口袋一定要多,以便依功能將物件分類;此外,還會在分類口袋中再用不同的小袋子擺各種不同子功能的配件。

此外,對於背包裡的文件,也會依不同顏色L型夾區分,避免做不必要的翻找。對於各種小單據,因尺寸不一,也會使用封口的文件袋統一收納管理並避免遺失。

對於電子文件,除了依文件特質與目的以一套自己專屬邏輯來分類儲存外,並會搭配目錄與檔案命名規則來表現電子文件的順序性、重要性、時間、版本關係等,務使能在一堆資料海中很快且正確地找到檔案,即使檔案已歷時甚久。不少畢業的學生曾因不同目的向我索取他求學時代的報告、作業、講義等資料(只因他忘了這些資料存在哪裡),我通常能很快地將對方索取的資料調出,就好像我是他們精明的秘書一樣。這現象固然諷刺,

卻也反映資料分類與管理不當所產生的結果。

有些人做事缺乏條理,未將事物與資料作分類、管理,認為需要資料時再找就好,甚至認為在需求尚未發生前進行分類與管理是無意義而浪費時間的,需要時再配合需求尋找才是王道。但本質上,這態度所反映的事實僅是合理化自己偷懶、不花心思整理自己適用的資料整理邏輯罷了。這樣的偷懶往往需付出代價,除了在需要時多耗費時間、多嘗試錯誤外,更透露自己做事邏輯、自我管理的缺憾,影響別人對自己的評斷與印象。不可否認地,在某些狀況下,預作分類的準備所滿足的需求是不常發生的,但換個角想,若自己能滿足這種低頻率發生的需求,往往也是讓自己的正面特質從同儕中脫穎而出的機會。

將事物與資料分類是為未來需求預作準備,讓未來在取得他們時可以更準確而迅速。

從電腦裡調一份檔案、從背包裡拿出想要東西…是每個人在生活中不斷重複進行的小事,但處理這些小事的從容程度與效率卻赤裸地反映一個人自我管理的條理與投入程度。

職場態度

 

雜誌簡介

由哈佛企業管理顧問公司專為企業經營者、企業主管編撰或傳遞職場訊息的管理工具書,一本深受高階經理人、企管人、工作人喜愛的閱讀刊物。

「管理雜誌」1973年創刊,至今仍致力於掌握管理趨勢的脈動,為企業提供最新的管理資訊、探討管理問題,成為專業、具權威的華文媒體刊物。

以「世界級經營智慧的提供者」為定位,內容強調各管理工具的運用及全球管理趨勢的分析報導;內文包括管理智慧錦囊、企管相關時事剖析、管理實務、企業戰略,且涵括菁英形象管理、企業與藝術等人文面向。

單元設計係以主管的職權為主軸架構而成,內容與經理人的工作有密不可分的關係。

哈佛企管是國內企管顧問公司的領導品牌,30年以上的輔導經驗是管理雜誌編輯群精闢精采文章的最佳源頭。

管理雜誌於2002年榮獲「金鼎獎」財經及工商類團體獎之優良刊物,以提供讀者全方位的服務。

  • Column 專欄-職場態度 「分類」是將任務作快、作好的準備功夫(第4頁)
  • 白皮書 White paper(第5頁)
    • 建立高績效、價值觀一致的企業文化(第5頁)
    • 無作為的高昂成本:量化領導對營收的影響(第10頁)
    • 下一個世代的員工(下)(第16頁)
    • 一席之地(第34頁)
    • 引進更多新鮮的空氣(第36頁)
    • 「最佳作法」是不是員工的惡夢?三種改善之道(第39頁)
    • 職場之愛:和員工必須進行的三大對話(第42頁)
    • 教練攻略手冊(上)(第44頁)
  • 大師開講 Master Talk-全球飲料產業大變革(第66頁)
  • 管理書摘 Book Digest-員工做決定,公司成長50%(第68頁)
紙本書 NT$ 200
單本電子書
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