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  • 30張表單 快狠準表格工作術:照著做, 不再加班加到死
  • 點閱:43
  • 作者: 齊立文總編輯
  • 出版社:巨思文化
  • 出版年:2020[民109]
  • 集叢名:經理人MANAGER today特刊:35
  • 格式:PDF
租期14天 今日租書可閱讀至2020-12-17

編輯台時間
 
列清單就不會出錯?
 
去年入選搖滾名人堂的英倫樂團「電台司令(Radiohead)」,舉辦演唱會常帶給歌迷新鮮感,卻也讓工作人員頭大,因為他們不像其他演唱會,會重複部分曲目內容,而是每次從上百首歌單挑出不同組合,以致每場歌曲組合要用的吉他、吉他調音設定、效果器都不同。

《隱系人類》裡介紹跟了電台司令20年的吉他技師,除了早已把每首歌曲設定記在腦袋裡,手邊還有一本檔案,只要一拿到曲目,就在每首曲旁邊寫下代碼:這首曲要用哪把吉他、怎麼設定,效果器要如何更動,讓自己和工作人員一目瞭然,快速作業。
厲害的腦袋,也需要外接硬碟當指南,清單、表格、SOP(標準作業流程,Standard Operating Procedure)的設計就是這個道理,把繁雜的事情可視化,成為個人或組織的工作指引。但清單或表格更可貴的地方在於「去做」(to-do),列待辦事項、檢查表、工作計畫人人都會,但難的是你做到多少?做得夠確實嗎?
《拖延有理》的作者安德魯.桑提拉(Andrew Santella)說,只要他感到焦慮,他就列清單,因為寫清單的滿足比執行更高,讓他覺得自己有在做事。但列而不做,或隨便做,有時比不列還糟糕。
好比經典電影《小鬼當家》(Home Alone),一大家子人急急忙忙出門渡假,慌忙的大姐在清點檢查、數人頭時沒看清臉,把來玩耍的鄰居小孩當成自家小弟,上了飛機才發現把小弟獨自留在家中。
這期特刊盤點了工作者常用表單以及做法,協助大家將表格的功能發揮得淋漓盡致,所有計畫都能做到、做好、做仔細。
 
文稿主編 紹蓓宣


  • 列清單就不會出錯?(第4頁)
  • 製作範本、複製成功,再忙亂也不出錯(第6頁)
  • 表格製作 10 步驟 從想做、要做,走向做到、做好(第8頁)
  • PART 1 工作效率(第12頁)
    • 工作圖表的背後邏輯:圖形思考 活用 5 種基本圖表,分析過程、拆解難題(第12頁)
    • 一周計畫表 把人生第一要事,排入每日行程(第14頁)
    • 月、周行程管理表 拆解大目標,化為每周任務(第16頁)
    • 甘特圖(Gantt Chart) 工作時程視覺化,進度全盤掌控(第17頁)
    • 出差報告表 提出具體觀察與建議,讓主管掌握「你做了什麼」(第18頁)
    • 提案企畫表 指出現在該做什麼,預測未來將發生的事(第19頁)
    • 6W2H 企畫表 8 個思考點釐清需求,第一次寫企畫就上手(第20頁)
    • 創意相乘表 強制聯想「不相關事物」,輕鬆打造創意金頭腦(第22頁)
    • Hop.Step.Jump 表單 從既有成功案例找靈感,解決企畫毫無頭緒的困擾(第24頁)
    • 奧斯朋檢查表(Osborn's Checklist) 9 個問題翻新舊點子,老套路也能玩出新把戲(第25頁)
    • 腦力激盪表 發散構思最大量的點子,收斂歸納出最高品質創意(第26頁)
  • PART 2 業務力升級(第28頁)
    • 可視化日報表 記錄拜訪過程與觀察, 提高業績達標率(第28頁)
    • 計畫 / 自我管理表 設定夠高的目標,激發挑戰自我的欲望(第30頁)
    • 客戶調查表 迅速掌握客戶需求,菜鳥業務也能快速上手(第31頁)
    • 問題分析矩陣圖 交叉分析關鍵要素,縮小思考範圍、逼出解答(第32頁)
    • 人際關係密度表 以 3 個月為期檢視人脈,不求多、但求深耕(第33頁)
    • 突破業績 7 要事 7 個自我提問,新舊顧客一把抓(第34頁)
    • 會議通知表 議題明確、有成本概念,要開會就要拿出成果(第35頁)
  • PART 3 完成工作的 To-do list(第36頁)
    • 不拖延的祕密武器 替龐雜的生活理出頭緒,一張待辦清單搞定所有事(第36頁)
    • 為什麼待辦清單常常做不完?5 個常見錯誤與煩惱(第38頁)
    • 整理思緒的清單工作法 幫大腦建立外接硬碟,根據情境選擇下一步行動(第40頁)
    • 在期限內達成的清單工作法 結合行事曆與待辦事項,不再塞進過多任務(第44頁)
    • 提高行動力的清單工作法 把目標設在今天有多少進展,比期待一步到位更務實(第46頁)
    • 提升生產力的清單工作法 規畫雜事、專注、外出時段,集中處理同類型任務(第48頁)
  • PART 4 減少出錯的 Checklist(第52頁)
    • 忙亂中的安定力量:檢查清單 列出基本不能出錯事項,編寫成簡明扼要的確認選項(第52頁)
    • 例行事務檢查表 查核項目不是愈多愈好,每個人都理解才能操作一致(第54頁)
    • 檢查表的檢查表 逐一核對檢查項目,避免小疏失釀成大禍(第56頁)
  • PART 5 組織管理 SOP(第58頁)
    • SOP 的力量:通往目標的高效捷徑 縮短例行事務所耗費的工時,將心力投注在創造價值(第58頁)
    • 步驟 1:組織規畫 撰寫 SOP 的前置作業:拆分職權、職責與責任範圍(第60頁)
    • 步驟 2:作業流程設計 分析工作與情境,設計可操作的流程(第62頁)
    • 步驟 3:編寫與執行 確保 SOP 實際又好用,須驗證第一線真實狀況(第64頁)
    • 步驟 4:檢核與修正 搭配 Checklist、與績效連結,落實 SOP 的執行與改進(第66頁)
    • 最佳實踐:台灣高鐵 將清潔工作訓練成反射動作,10 分鐘整理好 989 個座椅(第68頁)
  • PART 6 人生規畫(第72頁)
    • 生涯循環分析表 以圖表呈現生涯歷程,重新發現未來方向(第72頁)
    • 人生目標表 設期限、數字化、階段目標,讓夢想不再只是空想(第74頁)
    • 模範人物表 鎖定身邊傑出人物,仿效對方優點(第75頁)
    • SWOT 分析表 自我探索、了解外在環境,找出有力的競爭對策(第76頁)
    • 曼陀羅九宮格表 在整體、局部之間取得平衡,達成人生和工作目標(第77頁)
    • 提升生活品質的不辦清單 別把人生的優先順序, 建立在回應別人的需求上(第78頁)
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