帶人如帶兵,指令夠清楚,員工才可能使命必達。

文:出版社提供 / 發表日期:2021-02-22

 

Photo by Scott Graham on Unsplash

 

明確告訴員工如何做

 

身為主管,許多事情必須委由下屬執行,因此在如何做「How To Do」的層面,就必須清楚交代執行的細節。請你先自問:「行動內容是什麼?要給多少細節?要有多少授權?」

 

「Do」的表達細節到底要多細?取決於員工「成熟度」的高低。員工的成熟度愈高,指令的細節愈少。相反的,員工的成熟度愈低,指令的細節就得愈多。

 

例如,安妮如果在公司擔任這個職位已經超過兩年,你認為她工作的成熟度高,那麼,下達指令就可以相對簡要。若安妮剛接這個位子才三個月,並且你認為安妮在工作上一直很被動,那麼你在下指令給她時,就必須給予更多細節。細節一多,就不能只靠口頭表述,請她白紙黑字寫下,並且進行複述、確認。

 

「成熟度」則取決於以下兩個維度:

1. 員工意願:代表員工在任務上有主動性。會主動提出創新想法解決問題,主動執行非角色內的工作行為。

2. 員工能力:代表員工在工作上有硬的專業技術,也有軟的溝通技術,是指員工可以完成指定交派任務的能力。

 

以上這兩個維度,來自「情境領導理論」(Situational Leadership)。「情境領導理論」認為領導者的績效來自領導者、員工、情境三個元素的互動所決定。領導者必須根據員工的狀況,給予不同的管理動作。這個由保羅.赫塞(Paul Hersey,1969)所提倡,後由肯.布蘭查德(Kenneth Blanchard)增加更多執行的元素,也成為影響管理學界及業界超過五十年的一套理論和培訓課程。

 

對於員工的成熟度有了初步判斷後,接下來就必須決定傳達的指令到底要多仔細。所謂的「仔細」,一般而言,牽扯到以下「5W1H」的主題:

Who 人:他是誰?單位、職稱、其他相關人等。

What 事:下達指令的主題是什麼?

When 時:時間?事件發生於何年何月何日,幾點幾分?

Where 地:地點?何處?

Which 物:哪一個?是否牽扯到決策的選擇?

How 如何做:如何做?人/事/時/地/物相關的指令內容。

 

光是一個指令,牽扯到的主題至少有六個,每個主題須包含的內容更是繁複,因此,很多主管在下指令時,為了怕麻煩,也為了節省時間,通常都是簡單帶過。有趣的是,不少主管好像也覺得指令下得太簡單,因此,通常會附帶一句無效問句:「你了解我的意思嗎?」然後再附帶一個無效指令:「有問題要來問我。」

 

下指令需要刻意練習

 

如果你是主管,或者你必須指揮相關人完成專案,我衷心希望你能刻意練習「下達指令」。因為太多人忽略這塊,而讓自己的溝通顯得無效、冗長又累贅。

 

你知道下達指令有多需要練習嗎?我舉個簡單例子。

 

例如,你下個星期一早上要開專案會議,如果安妮是一位才來公司報到三個月的助理,你就必須讓她準備以下資料,才確保不致出錯:

  • Who人:他是誰?單位、職稱、其他相關人等。

「安妮,請你邀請業務部經理、督導、業助共八個人來開會。你擔任紀錄,總經理會主持這次會議。」

  • What 事:下達指令的主題是什麼?

「這次會議要報告今年通路狀況,並且要跟總經理討論明年開拓新通路的策略。你請大家準備好今年Q1∼Q3 的業務資料,包括進貨/銷貨/業績成長/會員基本資料/通路合約。會議中,我會請相關主管每人以5 分鐘進行報告。」

  • When 時:時間?事件發生於何年何月何日,幾點幾分?

「這個會議在2021 年1 月11 日週一早上10 點召開,預計開到中午12 點。」

  • Where地:地點?何處?

「會議在公司101 會議室舉行。」

  • Which物:哪一個?是否牽扯到決策的選擇?

「請你印出所有紙本資料、準備大白板、請每個人帶電腦、現場要能投影,請大家用PPT 報告。PPT 不能超過十頁。」

  • How 如何做:如何做?人/事/時/地/物相關的指令內容。

「最後,請妳在12 月20 日前,將會議通知用email傳給業務部經理、督導、業助以上共八人,並且cc 給我和總經理。在1 月10 日下午5 點前,用簡訊再提醒所有與會人士,還要附上你的email 和電話連絡方式。」

  • 最後做到「複述」及「確認」。

「安妮,妳可以用妳的話複述重點給我嗎?」

 

資訊好多!是的。身為主管,每天要下達的指令,每天要做的決策如此多,每次都這麼完整地說一次,實在太花時間了。也因此我們才會建議,下達指令要留意員工的成熟度,成熟度愈高,下達指令可以愈簡要。下達指令簡要,溝通成本降低,主管才更有精力專注在提升績效、爭取機會、解決問題等其他決策類問題。

 

因此,你就可以理解,為什麼許多的管理學當中,不斷在提醒主管,要運用「賦權」(Empowerment,來自社區健康心理學研究,強調個人對自己的生活有掌握的權力及參與的機會),以及「授權」(Authorization,來自1950 年代的管理哲學,認為主管應將原屬自己的權利、職責部分轉移給N-1 下屬),讓部屬可以藉此提升成熟度,擁有更多自信,進而對任務有認同感。一個成熟度高的員工,即使你沒有提供完整指令,他仍會試著自己解決問題,展現績效。

 

►本文摘錄自《拒絕職場情緒耗竭:24個高情商溝通技巧 主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害



拒絕職場情緒耗竭:24個高情商溝通技巧 主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害
電子書 NT$ 266
紙本書 NT$ 380
本期內容簡介
 
「你來多久了,這種事還要我講幾次?」
「你那麼資深,我是沒有你那麼會啦!」
「我很忙,你要我配合,先去跟主管講。」
 
工作上最難過的,就是情緒這一關。每天光是周旋在陰晴不定的上司、愛推拖的同事、或是抓不到重點的下屬,很可能就已經耗光你一天所有的力氣。面對尚待完成的一堆工作,哪能不煩心?
偏偏職場要求努力的你必須隱藏真實情緒,顧全大局。久而久之,那些沒有好好處理的工作情緒會讓你耗竭:開始懷疑工作、提不起勁、沒有成就感,最後甚至離職⋯⋯。
但你的職涯不能斷送在瞎主管、豬隊友的手中!
 
一本實用有效的職場人際關係管理書,
幫助你順利解決衝突,晉升一流菁英!
 
職場情緒耗竭是新興的議題。百大頂級企業CEO御用顧問張敏敏,累積在台灣本土廠商、法商、美商、日商等擔任管理職的經驗,在這本書中根據最常引發的三類情緒問題來源:上司、同事、下屬,揉合學術、實務,提供24個職場應對技巧,有步驟、有方法,甚至有話術,明確地幫助你應付在「向上溝通」、「同儕互動」、「向下管理」容易糾結的種種狀況。
例如:
 
‧以「冷、緩、不、急」的四層回應,處理下班後的工作簡訊。
‧以主動提問與確認的溝通法,克服因為主管太高壓,容易說話打結、報告失常的窘境。
‧以緩衝或推延戰術,應付主管岔題。
‧以「問問題、做總結、說謝謝」的方法,結束同事沒重點的冗長對話。
‧以近似猜中對方心思的4P說服技巧,對付卸責的同事。
‧以關懷的話術,勾出下屬的心裡話,化解沉默。
‧以「從平面到立體」的複述法,確認下屬的理解無誤。
 
無論你是職場第一線工作者、中高階主管或是領導者,
學會這本書的溝通技巧,心不累,從此在職場無往不利!
 
 
專文推薦
吳宗祐 國立台灣大學心理學系教授
蔣喆敏 台灣萊雅LUXE美妝事業部總經理
吳惠瑜 公信電子總經理
 
好評推薦
吳宜蓁 輔仁大學大眾傳播學研究所教授
佟建隆 佳音LOVE聯播網/桃園FM104.3 GoGoRadio台長
林煜軒 國家衛生研究院、台大醫院精神醫學部主治醫師
洪雪珍 斜槓教練
許景泰 大大學院執行長
黑主任 FB粉絲團「職場黑馬學」創辦人
鄭維雄 知宜有限公司總經理
謝文憲 講師、作家、主持人
(依姓名筆畫)
 
「兼具學理性與實用性的解方。……如果你在職場上遇到以下問題,這本書可能是你很好的選擇。第一,你正面臨著讓你陷入耗竭的人際困境。第二,當下遇到人際困境時,你希望在腦海中馬上浮出一些要訣,讓你及時運用。」
——吳宗祐(國立台灣大學心理學系教授)
 
「敏敏這本教導溝通技巧的書,就是提供讀者方法,一步一步地,有邏輯地把腦海中的劇情架構好,再把台詞寫好,然後照著劇本演出就能達到最佳效果。」
——蔣喆敏(台灣萊雅LUXE美妝事業部總經理)
 
「這本書就像是一本辭典,上班族在職場上遇到疑難雜症時,只要翻看目錄,找到類似情境,你馬上就知道要如何處理。」
——吳惠瑜(公信電子總經理)
 
「張敏敏老師是我認為最棒的溝通教練、企業導師,她在這本書中已經把『如何做到』精準溝通的技術,手把手地從步驟、方法,以及真實職場上如何做到應對自如之道,都做了詳實的解答。」
——許景泰(大大學院執行長)
 
「敏敏老師在各領域職場的溝通模式,不僅高智商,更是高情商,所有技巧全都寫在這本書中,值得一讀!」
——謝文憲(講師、作家、主持人)
 
「有這本自助的書籍,教會我們怎麼面對和處理將會更有效用,減少情緒的耗損,心不要太累,變得更勇敢和堅強,對於自己和工作都會帶來很大的幫助,值得一讀!」
——洪雪珍(斜槓教練)
 
「張敏敏以她的親身經歷,修鍊出一套對上、平行、對下的絕佳溝通策略。」
——佟建隆(佳音LOVE聯播網/桃園FM104.3 GoGoRadio台長)
 
「這本書提供了最佳的修鍊心法,值得細細地揣摩與品味。」
——鄭維雄(知宜有限公司總經理)
 
 
拒絕職場情緒耗竭,讓工作不再是場浩劫:《拒絕職場情緒耗竭》
https://youtu.be/3-Zmm4aykL0



還沒安裝 HyRead 3 嗎?馬上免費安裝~
QR Code