用這個「黃金比例」做回饋,更有效激勵團隊

文:泰蕾絲.休斯頓 (Therese Huston) / 發表日期:2022-10-05
     
Photo by Mimi Thia on Unsplash
 

有不少人認為,讚美與批評的比例要維持在2:1。如果你沒有太高的目標,那麼這個比例並沒有問題。但如果你的目標是建立一個卓越團隊,那麼這跟理想比例就差太遠了。密西根大學的研究發現,當主管的讚美與批評維持在2 ︰ 1,團隊表現通常很平庸,不是最好,也不是最差。表現最傑出的團隊(也就是創造最高獲利與最高顧客滿意度的團隊),團隊成員得到讚美與批評的比例是5.6:1。

 

研究人員還觀察到,被讚美頻率遠高於被批評的人,會在辦公室創造一種安全的情緒空間。很少人會說「這肯定行不通」之類的話,因此,即使是最沉默寡言的人也會有足夠的安全感,提出比較冒險的新點子。批評意見要少而精,所以如果你希望今年帶領的團隊是組織裡最優秀的,那麼讚美與批評的比例就不該是1 ︰ 1或2 ︰ 1,而是5 ︰ 1,甚至更多讚美。

 

你可能會覺得不可思議,每個批評竟然需要用5、6個讚美來彌補?不只這個比例有點驚人,也跟其他書提到的員工想要更多的批評型回饋,似乎不一致。其他書強調,員工知道儘管不中聽,但批評有助於他們學習與成長。似乎每個值得留住的員工,都應該渴望企管顧問史考特提出的結合直接挑戰與個人關心的回饋,而不是魔法保母瑪麗.包萍(Mary Poppins)那種「不斷讚美」加上「偶爾批評」的回饋。

 

理論上,我們都想知道自己的缺點,不希望別人在發現我們的缺點時默不作聲。然而,理論上想要的和現實中渴求的,其實有很大的差距。想像中的自己,精神抖擻、心態正面、追求進步,但在現實世界裡,不斷辛勞工作使你感到疲憊不堪,屢屢受挫下,只有一個念頭︰「事情到底有沒有進展?我是否在原地踏步?」

 

事實證明,我們最渴望的是進步。哈佛商學院企管教授泰瑞莎.艾默伯(Teresa Amabile)與發展心理學家史蒂文.克瑞默(Steven Kramer)共同分析了238位員工的工作日誌,總共有12,000多篇。他們發現,人們最想要的是,覺得自己每天都有小進步。

 

從日誌中可以看到,員工最開心的一天,往往是他們取得些許進展的日子,就這麼簡單。值得注意的是,並不是做完某個專案或如期完成任務才會讓人有成就感,只要專案有進展,就足以讓人產生滿足感。不斷進步的感覺會使人更有動力,精力更旺盛。

 

身為主管,你可以在這方面做點什麼來鼓舞士氣。在人們忙於某個艱難任務時,你可以指出你看到的進步。比如,愛莎正在學習談判技巧,她可能還沒有完成任何一筆大交易,但已在某些方面有了一些進步。或許她在談判之前做了充分準備,使她能夠保持沉著,不會因為對方令人不悅的語氣而洩氣。你可以告訴她,兩個月前她還不具備這個關鍵能力,而現在她表現得很好。你要幫助她把任務細分成一個個可執行的工作,讓她看見自己的進步。

 

每個人都想聽到這樣的話︰「你在這方面進步了」、「你的努力有了成果」,或是最棒的「我看到你所做的事,那正是我們需要的」。

 

大多數人比我們所想的更渴望得到讚賞與肯定。密西根大學有項研究發現,比起美食或性愛,人們更看重自尊。吃披薩和冰淇淋,感覺很愉快,但當你看重的人誇你聰明時,你會更開心。紐約大學心理系教授多莉.丘夫(Dolly Chugh)觀察到︰「有鑑於公開希望得到讚美是一種社會禁忌,這些研究參與者很可能低報了他們對受到肯定的重視程度。」
 

►►本文摘自:《我想和你聊一聊


我想和你聊一聊:哈佛商業評論高人氣作者告訴你受用一生的6個溝通策略, 成長心態x勇於談判x被質疑的勇氣一次到位
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本期內容簡介
 
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給讚美、提意見、下評語,是主管與部屬之間很重要的相處方式。
回饋技巧用得好,不只幫別人,也是幫自己,但要是回饋無效,等於在燒公司的錢!
有許多人雖然升上主管,卻非常畏懼被高層質疑、給部屬意見,也有許多人,每天都需要發揮影響力,卻沒有一套有效溝通的方法?
不只教導企業人士,也是大學教授、政府官員指定溝通教練的休斯頓,在這本書中,提出一套包含6個溝通策略的聰明回饋法,幫助你建立一生受用的三觀︰成長心智、勇於談判、被質疑的勇氣,不必嚴厲、不必萬事通、不必口若懸河,只要掌握6個萬能對話策略,再也沒有難談的事。
只是多說幾句,對方就聽出你的善意;
只是多問幾句,對方就願意聽從建議!
‧肯定優點,對團隊貢獻更需公開表揚︰觀察對方最渴望被認可的事。
‧多問少說,引導對方想出解決方案︰傾聽的人才是握有話語權的人。
‧用SCARF模型,降低威脅︰人人都需地位感、確定性、自主性、好關係、公平。
‧承認你有偏見,用超強激勵來彌補︰「我對你要求比較高,因為我知道你做得到」
‧溝通要及時,意外負評最傷︰先讚美,再批評,但壞消息不要留到最後說。
‧觀察的事實與內心的小劇場要區分︰主角不是你,而是對方。
 
你想說的話,如何成為他能收下的話?
10大對話避雷指南,不可不知!
你要如何告訴某人,他沒有達成你對他的期待,或是他的簡報亂七八糟、花太多時間在錯的目標上,講完之後,卻又不至於讓他心情沮喪?一句話能毀了一切,也能改變一個人的命運。如何避免開口就說錯話︰
‧職場好難?因為員工更多時候看到的是黑暗面,認為主管對他們的惡意多於善意。
‧直奔主題或開門見山說出你的建議,通常只會製造新問題。
‧批判型傾聽有助你晉升主管,但要成為高績效主管,須學會關係型傾聽。
‧不要問「為什麼要那樣做」,會引發警戒,要問「你有什麼看法」,建立心理安全感。
‧不要說「你太敏感了」,要說「我也有同感」,否定對方感受,等於否定他本人。
‧不要隨便說「我了解」,一旦對方發現你心不在焉,你說再多都無效。
‧不要在指導後告知壞消息,會讓人感覺遭背叛,後悔不該跟你交心說真話。
‧不要只做個傳遞壞消息的信使,要成為他人生命中的天使。
‧超過80%的主管表示經常讚賞員工,但只有20%不到的員工表示經常得到主管的讚賞。
‧每個人都想被肯定,當結果很糟,不要假讚美,要真心感謝他付出的努力。
讀完這本書,你將有機會成為不一樣的人,甚至改變別人的命運。
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